BCM Suite dari Nol
Halaman ini adalah jalur tercepat untuk memahami dan mulai memakai BCM Suite, bahkan bila Anda belum pernah mengerjakan audit BCM atau ISO 22301.
BCM Itu Apa?
Business Continuity Management (BCM) adalah cara perusahaan memastikan layanan penting tetap bisa berjalan atau cepat pulih saat terjadi gangguan.
Contoh gangguan:
- kantor utama tidak bisa dipakai;
- aplikasi inti down;
- vendor kritis gagal memberi layanan;
- jaringan putus;
- tim penting tidak tersedia;
- kewajiban regulator tetap harus dipenuhi meski terjadi insiden.
BCM Suite membantu perusahaan menjawab pertanyaan berikut:
| Pertanyaan bisnis | Dijawab di BCM Suite melalui |
|---|---|
| Layanan apa yang paling penting? | Products/Services, Factors, Priority Functions |
| Kalau layanan berhenti, dampaknya apa? | BIA |
| Berapa lama layanan boleh berhenti? | RTO/RPO di BIA |
| Risiko gangguan terbesar apa? | Risk Assessment dan Disaster Scenario |
| Apa rencana pemulihannya? | BCP/DRP dan Crisis Communication |
| Siapa bertanggung jawab? | Access Control, RACI, PIC di setiap modul |
| Buktinya mana untuk audit? | Documents, Evidence Registry, Audit Room |
| Apa gap yang belum selesai? | Reports, Audit Binder, Aegis AI Gap Analyzer |
BCM Suite Dipakai untuk Apa?
BCM Suite bukan sekadar tempat input data. Tujuannya adalah membuat pekerjaan BCM menjadi terstruktur, bisa diaudit, dan bisa diekspor menjadi bukti.
Output akhirnya bukan hanya table di layar, tetapi paket siap review:
- Executive Summary;
- Evidence Matrix;
- Audit Binder ZIP/PDF/CSV/XLSX;
- daftar gap;
- CAPA dan finding;
- BCP/DRP;
- RTM package;
- audit trail.
Siapa Menggunakan Apa?
| Peran | Pekerjaan utama | Menu yang paling sering dipakai |
|---|---|---|
| Organization Admin | Setup tenant, user, role, site, unit, branding. | Settings, Access Control |
| BCM Manager | Menjalankan siklus BCM dari scope sampai improvement. | Dashboard, Scope, BIA, BCP, Reports, Audit Room |
| Unit PIC | Mengisi data unit, BIA, recovery step, evidence. | BIA, Risk, BCP, Exercise, Documents |
| Risk Officer | Menilai risiko, heatmap, treatment, threat library. | Risk, Scenario, Vendor, CAPA |
| Document Controller | Mengelola master document, version, publish, archive. | Documents, Templates, Audit Trail |
| Internal Auditor | Membuat checklist, finding, review evidence, export package. | Audit, RTM, CAPA, Audit Room |
| Incident Commander | Mengaktifkan incident, timeline, keputusan, notifikasi. | Incident, Crisis Communication, BCP |
| Auditor/Konsultan | Review beberapa company yang diberi akses. | Company switcher, Audit Room, Reports, Documents |
Urutan Paling Mudah untuk Tenant Baru
Jangan mulai dari semua menu sekaligus. Ikuti urutan ini.
1. Setup organisasi
| Langkah | Buka menu | Yang dilakukan | Hasil |
|---|---|---|---|
| 1 | Settings | Lengkapi profil tenant, logo, lokasi utama, preferensi. | Identitas report dan app rapi. |
| 2 | Access Control | Invite user dan beri role. | User hanya melihat data sesuai scope. |
| 3 | Access Control | Buat site dan unit bila belum ada. | Data bisa dipisahkan per lokasi/unit. |
2. Tentukan ruang lingkup BCM
| Langkah | Buka menu | Yang dilakukan | Hasil |
|---|---|---|---|
| 4 | Scope | Buat ruang lingkup BCMS. | Boundary BCM jelas. |
| 5 | Scope | Susun draft policy dan tim BCM. | Policy/tim siap approval. |
| 6 | Documents | Upload dokumen pendukung awal. | Master document list mulai terbentuk. |
3. Temukan layanan dan fungsi kritis
| Langkah | Buka menu | Yang dilakukan | Hasil |
|---|---|---|---|
| 7 | Stakeholder | Catat pihak berkepentingan dan kebutuhan mereka. | Stakeholder matrix. |
| 8 | Products/Services | Catat layanan/produk penting, revenue, margin, unit. | Prioritas layanan. |
| 9 | Factors | Catat dependency, reputasi, regulasi, waktu kritis. | Faktor prioritas dan SPOF. |
| 10 | Priority Functions | Review ranking fungsi bisnis prioritas. | Fungsi kritis disetujui. |
4. Analisis dampak dan risiko
| Langkah | Buka menu | Yang dilakukan | Hasil |
|---|---|---|---|
| 11 | BIA | Isi dampak, RTO, RPO, dependency per fungsi. | BIA report. |
| 12 | Risk | Nilai likelihood, impact, control, residual risk. | Risk register dan heatmap. |
| 13 | Scenario | Buat skenario gangguan dan trigger aktivasi. | Scenario dan response procedure. |
5. Buat rencana pemulihan
| Langkah | Buka menu | Yang dilakukan | Hasil |
|---|---|---|---|
| 14 | Strategy | Tentukan strategi pemulihan dan resource. | Strategy/resource plan. |
| 15 | BCP/DRP | Buat recovery plan dan recovery steps. | BCP/DRP siap review. |
| 16 | Crisis Communication | Buat contact group dan template pesan. | Komunikasi krisis siap dry-run. |
6. Uji, audit, dan perbaiki
| Langkah | Buka menu | Yang dilakukan | Hasil |
|---|---|---|---|
| 17 | Awareness | Buat training, attendance, quiz, certificate. | Bukti sosialisasi. |
| 18 | Exercise | Jalankan simulasi dan catat hasil. | Exercise report dan finding. |
| 19 | Audit | Buat checklist dan finding audit internal. | Audit report. |
| 20 | CAPA | Buat corrective action dari finding. | CAPA dan bukti efektivitas. |
| 21 | RTM | Buat meeting review manajemen. | Minutes dan decision tracker. |
7. Siapkan paket audit
| Langkah | Buka menu | Yang dilakukan | Hasil |
|---|---|---|---|
| 22 | Audit Room | Buat Audit Binder untuk periode/site/unit. | Paket audit terpadu. |
| 23 | Reports | Download report yang dibutuhkan. | File siap dikirim/review. |
| 24 | Audit Trail | Cek aktivitas dan perubahan penting. | Bukti siapa melakukan apa. |
Contoh Sederhana
Misal perusahaan memiliki layanan Online Customer Service.
| Data yang diisi | Contoh |
|---|---|
| Product/Service | Online Customer Service |
| Unit pendeliver | Customer Service, IT Operations |
| Stakeholder | Nasabah, regulator, vendor contact center |
| BIA | Gangguan 2 jam berdampak ke SLA dan komplain pelanggan |
| RTO | 60 menit |
| RPO | 15 menit |
| Risiko | Aplikasi ticketing down, link internet putus, vendor contact center tidak tersedia |
| Strategy | Failover link, manual queue, alternate contact channel |
| BCP | Langkah recovery aplikasi, PIC, contact escalation |
| Evidence | Screenshot failover test, minutes exercise, vendor SLA, audit finding closure |
Saat audit, user tidak perlu mencari satu per satu. Buka Audit Room, pilih periode dan modul, lalu generate Audit Binder. Paket itu berisi ringkasan, evidence, gap, dan audit trail.
Cara Memakai Aegis AI dengan Benar
Aegis AI dipakai untuk membantu pekerjaan BCM, bukan untuk menggantikan keputusan auditor/manajemen.
| Mode Aegis AI | Dipakai saat | Output yang diharapkan |
|---|---|---|
| Regulatory Search | Ingin mencari panduan ISO/OJK/BI/aturan internal. | Jawaban dengan source/citation. |
| Evidence Finder | Ingin tahu bukti untuk klausul atau modul tertentu. | Daftar evidence yang bisa dibuka. |
| Gap Analyzer | Ingin tahu apa yang belum lengkap. | Gap list dan rekomendasi action. |
| Checklist Builder | Ingin membuat checklist audit. | Draft checklist untuk direview. |
| CAPA/Finding Draft | Ingin menyusun finding, root cause, action. | Draft finding/CAPA. |
| Executive Summary | Ingin ringkasan untuk manajemen. | Draft summary berbasis data tenant. |
Aturan penting:
- bila Aegis AI tidak punya source yang cukup, jangan jadikan jawabannya keputusan final;
- output AI berstatus draft sampai direview dan disetujui manusia;
- tenant hanya bisa mengambil data tenant sendiri dan source global yang memang tersedia.
Kapan Data Dianggap Bagus?
Satu record dianggap bagus bila memiliki:
- nama yang jelas;
- owner atau PIC;
- site/unit bila relevan;
- status lifecycle;
- source/evidence;
- hubungan ke klausul/modul bila relevan;
- audit trail;
- versi dokumen bila berupa dokumen;
- approval manusia untuk output penting.
Kalau Bingung Mulai dari Mana
Gunakan aturan ini:
- Bila tenant baru: mulai dari Settings dan Access Control.
- Bila belum tahu scope BCM: buka Scope.
- Bila belum tahu layanan kritis: buka Products/Services dan Priority Functions.
- Bila belum tahu dampak downtime: buka BIA.
- Bila sudah ada finding audit: buka CAPA.
- Bila butuh laporan audit: buka Audit Room.
- Bila butuh bantuan mencari bukti/aturan: buka Aegis AI.
Jalur Cepat 1 Hari
Jika ingin membuat demo atau pilot cepat:
| Jam | Fokus | Menu |
|---|---|---|
| 09:00 | Setup tenant, user, site, unit. | Settings, Access Control |
| 10:00 | Buat scope dan dokumen awal. | Scope, Documents |
| 11:00 | Isi stakeholder dan layanan prioritas. | Stakeholder, Products/Services |
| 13:00 | Isi BIA untuk 3 fungsi paling kritis. | Priority Functions, BIA |
| 14:00 | Buat risk, scenario, dan BCP sederhana. | Risk, Scenario, BCP/DRP |
| 15:00 | Tambah exercise/finding/CAPA contoh. | Exercise, Audit, CAPA |
| 16:00 | Generate Audit Binder dan report. | Audit Room, Reports |
Setelah jalur ini selesai, tenant sudah punya gambaran end-to-end: dari data awal sampai paket audit.