Plan dan Respond Workspace
BCM Suite memisahkan pekerjaan menjadi dua sudut pandang agar user tidak tersesat di menu yang banyak.
| Workspace | Dipakai saat | Fokus user | Contoh menu |
|---|---|---|---|
| Plan | Menyusun, menguji, mengaudit, dan memperbaiki BCMS sebelum kejadian. | Build readiness dan evidence audit. | Scope, Stakeholder, Products, BIA, Risk, Scenario, BCP/DRP, Exercise, Audit, RTM, CAPA, Documents, Audit Room. |
| Respond | Ada gangguan, simulasi, atau incident aktif. | Menjalankan recovery dan mencatat keputusan lapangan. | Incident Command, BCP/DRP, Crisis Communication, Alternate Sites, Integration, Knowledge, Access Control, Settings. |
Cara Kerja Switcher
- Tombol Plan dan Respond berada di atas sidebar.
- Jika user sedang di menu Plan lalu klik Respond, aplikasi membuka Incident Command sebagai pusat operasi.
- Jika user sedang di menu Respond lalu klik Plan, aplikasi kembali ke Dashboard agar user mulai dari ringkasan readiness.
- Sidebar hanya menampilkan menu yang relevan dengan workspace aktif. Menu yang bisa dipakai di dua konteks, seperti BCP/DRP dan Crisis Communication, tetap muncul sesuai kebutuhan.
- Active state hanya boleh menunjukkan satu workspace dan satu menu aktif.
Kapan Memakai Plan
Gunakan Plan ketika organisasi sedang:
- Membuat scope, policy, stakeholder, product/service, function, dan compliance requirement.
- Menjalankan BIA, Risk Assessment, Scenario, dan BCP/DRP planning.
- Menyiapkan training, exercise, internal audit, RTM, CAPA, document control, dan Audit Binder.
- Mengekspor report untuk audit atau management review.
Kapan Memakai Respond
Gunakan Respond ketika organisasi sedang:
- Mengaktifkan incident atau simulasi bencana.
- Membuka BCP/DRP aktif dan crisis communication.
- Melihat Alternate Sites: alamat, denah, kapasitas, fasilitas, akses, estimasi jarak/waktu, transport, dan evidence lapangan.
- Mencatat timeline, decision, departure/arrival photo, transport note, site readiness photo, dan recovery progress.
- Menyiapkan post-incident report dan CAPA.
Alternate Sites
Alternate Sites adalah profil operasional kantor cadangan atau lokasi recovery. Ini bukan sekadar daftar site biasa.
| Data | Tujuan |
|---|---|
| Address, map URL, coordinate | Membantu tim menemukan lokasi recovery. |
| Capacity dan facilities | Menilai apakah lokasi cukup untuk operasi kritikal. |
| Access notes dan transport options | Membantu mobilisasi saat incident. |
| Estimated distance/time | Membantu ekspektasi RTO lapangan. |
| Floor plan, photo, route map | Evidence dan panduan lapangan. |
| Readiness status | Menunjukkan apakah site siap, terbatas, atau perlu action. |
Hubungan dengan Settings
Settings dipakai untuk konfigurasi tenant:
- Tenant & Branding untuk nama/logo yang tampil di app dan report.
- Site & Unit untuk struktur lokasi dan unit kerja.
- Access Control untuk user, role, permission, site scope, dan unit scope.
- Aegis AI untuk allowance dan usage tenant.
Saat perlu mengelola kantor cadangan secara operasional, gunakan Alternate Sites di workspace Respond. Saat perlu mengubah struktur tenant, gunakan Settings > Site & Unit.